Todos nós temos muitas coisas para fazer no trabalho. No entanto, nem sempre conseguimos realizar tudo o que havíamos planejado. Isso acontece por muitas razões. E, às vezes, a culpa é nossa – ao perdermos tempo com coisas inúteis, ou trabalhando em tarefas nem tão essenciais.

Redes sociais, notícias, reuniões, relatórios. Você já deve ter sentido isso: tantas informações ao redor que falta tempo para olhar tudo e fica difícil se concentrar em apenas uma coisa por vez. Em geral, o profissional deixa de fazer o que precisa com a qualidade que deseja.

Se você sofre com isso, é hora de pensar em planejamento e força de vontade. “O profissional deve aceitar que quer melhorar. Não adianta nada ele falar que vai mudar, mas não se abrir para essa mudança que deve ser feita”, afirma Christian Barbosa, CEO da Triad PS e especialista em administração de tempo e produtividade.

Além disso, engana-se quem pensa que produtividade significa fazer mais coisas em menos tempo. De acordo com Geronimo Theml, idealizador da Academia da Produtividade e do Programa Profissão Coach, “ser produtivo é fazer a mesma quantidade de tarefas, mas de uma forma melhor e mais equilibrada”. Pensando nisso, alguns especialistas deram dicas para aumentar a produtividade no trabalho:

1. Acompanhe e limite quanto tempo vai gastar em cada tarefa
Algumas pesquisas sugerem apenas cerca de 17% das pessoas são capazes de estimar com precisão a passagem do tempo. Existem algumas ferramentas para administrar melhor o tempo, como a técnica Pomodoro, que pode ajudá-lo a saber exatamente quanto tempo você gasta em tarefas diárias, incluindo mídia social, e-mail, processamento de texto e aplicativos.

2. Faça intervalos regulares
Pode parecer estranho, mas fazer pausas programadas pode realmente ajudar a melhorar a concentração. Algumas pesquisas têm demonstrado que fazer pausas curtas durante tarefas longas, ajuda a manter um nível constante de performance, enquanto trabalhar em uma tarefa sem intervalos, leva a um declínio constante do desempenho.

3. Estabeleça prazos
Geralmente acreditamos que o sentimento de stress é uma coisa ruim, mas um nível do stress imposto para si mesmo, pode realmente ser útil para aumentar o foco e pode ajudar na realização dos objetivos.
Para tarefas ou projetos, tente se dar um prazo e depois cumpri-lo. Você pode se surpreender ao descobrir o quão concentrado e produtivo pode ser!

4. Siga a regra dos “dois minutos”
Use a “regra de dois minutos” para aproveitar ao máximo as pequenas janelas de tempo que você possa ter. A ideia é a seguinte: Se você tiver uma tarefa ou ação que sabe que pode ser feita em dois minutos ou menos, faça imediatamente. Concluir a tarefa leva menos tempo do que ter que voltar a ela mais tarde.

5. Diga não para reuniões
Reuniões são um dos maiores causadores da perda de tempo no trabalho, mas de alguma forma, continuamos a inquestionavelmente a marcá-las, atendê-las e, inevitavelmente, reclamamos sobre isso. De acordo com a Atlassian, o trabalhador médio de escritório gasta mais de 31 horas por mês em reuniões improdutivas. Antes de agendar sua próxima reunião, pergunte a si mesmo se você pode realizar as tarefas por e-mail, telefone ou reunião via Web (o que pode ser um pouco mais produtivo).

6. Encerre a multitarefa
Enquanto nós tendemos a pensar que a capacidade de multitarefa é uma habilidade importante para aumentar a eficiência, o oposto pode na verdade, ser real. Os psicólogos descobriram que tentar fazer várias tarefas ao mesmo tempo, pode resultar em perda de tempo e produtividade. Em vez disso, crie o hábito de se comprometer com uma única tarefa antes de passar para o seu próximo projeto.

7. Aproveite o tempo livre
Isso vale para qualquer “bônus” inesperado de tempo que você possa ter, sugere a autora Miranda Marquit. Em vez de jogar em algum aplicativo, ou entrar em redes sociais, use esse tempo para responder alguns e-mails, criar sua lista de tarefas diárias, ou fazer alguns brainstormings.

8. Desista da ilusão da perfeição.
É comum ficarmos presos na tentativa de aperfeiçoar uma tarefa – a realidade é: Nada é sempre perfeito. Ao invés de perder tempo perseguindo essa ilusão, realize a sua tarefa da melhor maneira possível e siga em frente. Se for necessário, você sempre pode voltar e ajustar ou aprimorá-la mais tarde.

9. Seja proativo, não reativo.
Permitir que chamadas de telefone e e-mails ditem como você vai passar o seu dia, significa que você terá diversas interrupções durante as suas tarefas primordiais, podendo criar atrasos, ou mau executa-los. Mas isso pode ser tudo o que você vai conseguir realizar. Reserve um tempo para responder aos e-mails e chamadas, mas não deixe que eles determinem como o seu dia vai ser.

10. Desligue as notificações

Ninguém consegue resistir ao fascínio de olhar um e-mail, ouvir o correio de voz ou a uma notificação no What’sapp.
Durante as horas de trabalho, desative as notificações e, crie um tempo para verificar as mensagens. Isso tudo é parte de ser proativo ao invés de reativo

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